Die Einführung des digitalen Diktats war „Eines der reibungslosesten IT-Projekte der letzten Jahre“

Wie war die Ausgangslage vor Einführung des digitalen Diktats?

Es gab bei uns keine Vorgängerlösung, SpeaKING Dictat war für uns also der Übergang vom analogen zum digitalen Diktieren. Das Projekt wurde in drei Phasen umgesetzt und im Frühjahr 2017 abgeschlossen. Ausgangspunkt war u. a. die Unzufriedenheit mit dem Handling der Diktatbänder. Wenn es zum Beispiel in einem Ambulatorium zu einem Ausfall im Sekretariat kam, musste ein Transport für die Bänder organisiert werden, damit die Diktate in einem anderen Sekretariat geschrieben werden konnten. Wobei der Wegfall des Bändertransports auch innerhalb von der Klinik zu einer Vereinfachung des Prozesses geführt hat. Darüber hinaus lag uns viel daran, den Mitarbeitenden anzubieten, künftig direkt in unserem KIS (Orbis von AGFA) diktieren zu können. 

Was war ausschlaggebend für die Entscheidung pro MediaInterface?

Wir hatten einen Fragenkatalog entwickelt und für die einzelnen Kategorien Punkte vergeben. Mit Blick auf den Leistungsumfang lagen die Anbieter nicht so weit auseinander, aber MediaInterface hatte zum einen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und erschien uns zum anderen wegen der bereits vorhandenen Schnittstelle zu Orbis als die beste Wahl mit Blick auf die angestrebte Integration in unser KIS.

Was war die größte technische Herausforderung?

Zumindest auf dem Papier die Einstellung der Lösung auf unsere ausgelagerte IT – in unserem Haus sind die komplette Serverinfrastruktur und der Client-Betrieb ausgelagert. Praktisch erwies sich das aber als problemlos und MediaInterface hat die Herausforderung souverän gelöst. Dazu gab es auch vom IT-Service Provider positives Feedback.

Wird bei Ihnen nur stationär oder auch mobil diktiert?

Sowohl als auch. Es gibt Diktierende, die nur stationär im ORBIS diktieren, und es gibt Diktierende, die nur mobil diktieren und ihre Diktate an SpeaKING übermitteln. Die Teilprojektleiterinnen haben zusammen mit ihrem Team entschieden, welche die beste Lösung für ihren Bereich ist bzw. haben den Entscheid den einzelnen Zentren überlassen. Wir wollten den Mitarbeitenden eine Lösung anbieten, die einerseits die ORBIS-Integration ermöglicht, andererseits aber auch die Möglichkeit für das mobile Diktieren frei lässt. Viele Diktierende schätzen es, dass sie kabellos diktieren können und eine reine ORBIS-Integration ließe kein Diktieren ohne Fallbezug zu.

Damit geht auch eine Besonderheit bei der Hardware einher?

Wir arbeiten ausschließlich mit mobilen Geräten, dem DPM 8000 von Philips, nutzen diese aber auch stationär. Der Grund für diese Entscheidung war hauptsächlich, dass wir nicht verschiedene Arten von Diktiergeräten anschaffen wollten. Wie ist die Resonanz auf die Veränderungen? Sehr gut, es gab da eine große Offenheit und eine ausgeprägte Bereitschaft, die Veränderung anzunehmen. Aus der Sicht der Projektleiterin und dem Leiter Informatik war das eines der reibungslosesten IT-Projekte der vergangenen Jahre. An dieser Stelle ein großes Kompliment an unsere Mitarbeitenden.

Wie waren Ihre Erfahrungen mit der Mitarbeiterschulung?

Wir haben zunächst aus jeder Abteilung Key-User geschult. Die Key-User haben dann die Diktierenden und Schreibenden von ihren Abteilungen geschult (teilweise mit und teilweise ohne Unterstützung der IT). Für die Schulung der Key-User wurden jeweils zwei Stunden geplant, damit genügend Zeit vorhanden ist, um ihnen alle Variationen zu zeigen (Sie mussten ja nach der Schulung entscheiden können, welche Variante bei ihnen in der Abteilung eingesetzt werden soll.) – eine Investition, die sich in jedem Fall gelohnt hat. Für die Schulung der Anwender braucht es im Schnitt 30 Minuten.

Gibt es Pläne für eine Ausweitung des Einsatzes?

Ziel des Projekts war die Ablösung des analogen Diktierens. Als nächstes wollen wir nun unser erstes Update von SpeaKING erfolgreich über die Bühne bringen. Es gab schon vereinzelte Anfragen, ob nicht auch die Spracherkennung eingeführt werden könnte. Das ist für uns aber im Moment noch Zukunftsmusik.